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Thema:
Kostenausschuss – Ergebnisse 

Der Vorstand des Golf-Club Neuhof hat im vergangenen Herbst beschlossen, einen Kostenausschuss zur Analyse der Club-Finanzen im Hinblick auf Kosteneinsparpotentiale und Handlungsempfehlungen zur Umsetzung einzusetzen. 

Ein Team von interessierten Mitgliedern hat sich daraufhin zu diesem Thema gefunden und alle Bereiche des Clubs durchleuchtet. Neben den umfangreichen Untersuchungen zu den einzelnen Ressorts und deren ausführlicher Dokumentation wurde eine Zusammenfassung der Berichte bzw. der Ergebnisse durch die Mitglieder des Kostenausschusses erstellt. Diese möchten wir im Folgenden allen Mitgliedern zugänglich machen. Im Anschluss wird der Vorstand zu den Ergebnissen Stellung nehmen. 


Zusammenfassung der Untersuchungsergebnisse durch den Kostenausschuss im Zeitraum von November 2019 bis April 2020: 

„Im November 2019 rief der Vorstand des Golf-Club Neuhof einen Kostenausschuss ins Leben, der nach Möglichkeiten suchen sollte, die Kosten des Clubs zu senken. Alle interessierten Mitglieder wurden daher aufgefordert hier mitzuwirken. 

Dem Kostenausschuss gehörten 13 Mitglieder des GCN an:
Wolfgang Becker, Dr. Alexander Cellarius, Michael Fuss, Stefanie Gaubatz, Rüdiger Gottschalk, Rainer Lüdtke, Christian Plachta, Jan Ploog, Winfried Ponader, Friedrich Stahmer-Halberstadt, Dr. Bernd Thate, Eike von der Linden und Elke Zollweg. 

Der Ausschuss teilte sich in vier Arbeitsgruppen auf, die sich mit den Bereichen „Personal“, „Platz“, „Clubhaus“ und „Verschiedenes“ befassten.
Der Vorstand stellte dazu umfangreiches Informationsmaterial zur Verfügung, insbesondere den Jahresabschluss und den Prüfungsbericht des Beirats für 2018, einen Soll-Ist-Vergleich 2019, eine Übersicht zum Rechnungswesen sowie einen DGV-Betriebsvergleich von 27-Loch-Anlagen in Deutschland. Obwohl der GCN an diesem DGV-Betriebsvergleich bislang nicht immer teilgenommen hatte und auch ein reiner Zahlenvergleich mit anderen Clubs aufgrund unterschiedlicher regionaler Gegebenheiten und Kostenstrukturen nicht ohne Einschränkungen möglich ist, boten die vom DGV veröffentlichten Zahlen gute Anhaltspunkte für die Position des GCN. Die Unterlagen wurden vom Kostenausschuss intensiv geprüft und aufgetretene Fragen in mehreren Diskussionsrunden ausführlich und mit großer Transparenz vom Vorstand beantwortet. Der Kostenausschuss hat hierzu einen detaillierten Abschlussbericht verfasst. 

Als Resultat der Prüfungen ist das erfreuliche Ergebnis festzustellen, dass sich dank einer sehr umsichtigen Planung und Geschäftsführung durch den Vorstand keine Ansatzpunkte für wesentliche Kosteneinsparungen ergeben haben. Der Kostenausschuss hat aber darüber hinaus einige Anregungen für die Zukunft gegeben. 

Im Einzelnen:
80 Prozent des Gesamtaufwands des GCN entfallen auf die Kosten für Personal und für die Unterhaltung des Platzes. Der Vorstand hat plausibel erklärt, warum die Personalausstattung im derzeitigen Umfang erforderlich ist. Er informierte des Weiteren über sich ändernde arbeitsrechtliche Vorgaben im Hinblick auf Ansammlung und Abbau von Überstunden, aus denen sich zukünftig ein leicht erhöhter Personalbedarf ergeben wird. 

Wollte man Empfehlungen zum Sparen geben, dann wären Kostensenkungen im Bereich der Platzpflege nicht ohne Qualitätsverluste realisierbar. Wenn wir unserem Anspruch als „Leading Course“ im Spitzensegment weiter gerecht werden wollen, sollten wir solche Qualitätseinbußen allerdings vermeiden, auch wenn die Kosten für den Platz im Vergleich zu den Kosten anderer DGV-Clubanlagen im oberen Bereich liegen. 

In Anbetracht unseres Qualitätsanspruchs hat der Kostenausschuss auch im Bereich „Clubhaus“ keine Einsparpotentiale identifiziert. 

Dies gilt auch für den Aufwand für die Bundesliga-Mannschaften. Zwar stehen diesem zunächst keine unmittelbaren Einnahmen gegenüber (weshalb manche Mitglieder das Kosten-Nutzen-Verhältnis hinterfragen). Der Vorstand hat insoweit mitgeteilt, er sei nach intensiven Diskussionen zu der Überzeugung gelangt, dass mit dem Fortbestand und der Förderung der Bundesliga-Mannschaften ein immenser Gewinn an Ansehen in der Öffentlichkeit und Attraktivität des GCN – insbesondere für spielstarke Golfer und Jugendliche – verbunden ist, der den Kostenaufwand rechtfertigt. Der Kostenausschuss hat sich dieser Ansicht einstimmig angeschlossen. 

Der Vorstand hat des Weiteren erläutert, dass im täglichen Geschäftsbetrieb Maßnahmen zur Kostenkontrolle und für größere Projekte Ausschreibungen durchgeführt werden. 

Der Kostenausschuss hat dem Vorstand u. a. folgende Anregungen gemacht
Die Kompetenzen der einzelnen Funktionsträger (Clubmanager/Sekretariat, jeweils zuständiges Vorstandsmitglied) sollten zwecks einer besseren Transparenz konkretisiert, vor allem sollten Höchstbeträge bestimmt werden. Dies sollte ggfls. durch eine Ergänzung der Satzung geschehen. Es sollte auch geregelt werden, ab welchem Betrag die Mitgliederversammlung über eine Investition zu entscheiden hat. 

Außerdem hat der Kostenausschuss empfohlen, Betragsvorgaben für Vergleichsangebote zu etablieren, regelmäßige (Kosten-) Kontrollen im Einkauf schriftlich zu fixieren und zu dokumentieren. 

Der GCN sollte zukünftig auch regelmäßig am DGV-Betriebsvergleich teilnehmen, um zusätzliche Transparenz zu erhalten. 

Wie bereits vom Vorstand beschlossen, sollten die Budgets für die Mannschaften konsequent und zeitnah überwacht und etwaige Budgetüberschreitungen genehmigungspflichtig werden. 

Neben einer Einführung eines „betrieblichen Vorschlagswesens“ sollte geprüft werden, inwieweit Kosteneinsparungen bei der Energieversorgung erreicht werden könnten (z.B. Einsatz von Photovoltaikanlagen, Blockheizkraftwerk, Wärmetauscher). Ggfs. könnte auch der Einsatz von Robotern auf bestimmten Bereichen des Platzes die Platzpflegekosten langfristig reduzieren. 

Inwieweit mögliche Eigenleistungen von Mitgliedern zu einer Reduzierung von Personalkosten und Fremdleistungen beitragen könnten, ist von der Akzeptanz seitens der Mitglieder abhängig (z.B. „Platzpflegetag“). 

Abschließend ist festzustellen, dass der Vorstand mit der Einrichtung des Kostenausschusses die bereits bestehenden Kontrollmechanismen sehr sinnvoll ergänzt hat. Sowohl die Zusammenarbeit innerhalb des Ausschusses als auch die Gespräche mit dem Vorstand waren ausgesprochen konstruktiv und angenehm.

Coronabedingt konnten die Ergebnisse leider nur schriftlich ausgetauscht werden. Der Vorstand möchte sich bei allen Beteiligten für das großartige Engagement und die umfangreichen Analysen und Ausarbeitungen bedanken. 

Die Ressortverantwortlichen haben die jeweiligen Teilergebnisse intensiv analysiert und auch in den letzten Vorstandssitzungen waren die Ergebnisse und Empfehlungen des Kostenausschusses auf der Tagesordnung. Seitens des Vorstands möchten wir hier bereits eine Rückmeldung zu den Handlungsempfehlungen geben. 

 
In den letzten Vorstandssitzungen wurden folgende Entscheidungen getroffen: 

  • Der Vorstand hat entschieden, dass der Golf-Club Neuhof am DGV-Betriebsvergleich 2019 teilnimmt. 
  • Der Vorstand hat ebenfalls entschieden, dass das vorhandene interne Kontrollsystem für alle Ressorts auf Vereinheitlichung überprüft und dabei ein einheitlicher abgestimmter Kompetenzrahmen eingeführt wird. 
  • Die Einholung von Vergleichsangeboten sowie die schriftliche Dokumentation in Vorstandsvorlage wurde bereits in der Vergangenheit eingeführt und wird fortgeführt. 
  • Ebenso unterstützt der Vorstand den Vorschlag zur Einführung eines „Verbesserungs- und Ideenmangements“. Wir werden hierüber in einem der nächsten Newsletter informieren. 
     

Der Präsident und Vorstand Finanzen empfanden den Austausch mit dem Ausschuss als ausgesprochen konstruktiv und zielführend. Im Namen aller Clubmitglieder danken wir den Teilnehmern für das Engagement und den Input für unseren Club sehr herzlich. 

Ihr Vorstand 
Im Golf-Club Neuhof e.
V.